Jeśli czerwiec to dla Ciebie najgorętszy moment sezonu - sesje plenerowe, retusze do oddania, rodzice piszący „a kiedy będą zdjęcia?", a w tle tykający zegar - zakończenie roku szkolnego... To ten wpis jest dla Ciebie.
Przeczytasz go w 4 minuty i wyjdziesz z konkretnym planem: kiedy złożyć zamówienie, ile czasu zostawić na bufor i czego absolutnie nie robić, współpracując z nami lub innym labem, gdzie zamawiasz swoje zdjęcia do placówek.
W czerwcu czas realizacji zamówień będzie się wydłużał - zastrzegamy, że może to być do 6 dni roboczych na realizację i wysyłkę odbitek. To znaczy, że od momentu, w którym Twoje zamówienie wpada do nas (poprawnie złożone, opłacone, z dobrze przygotowanymi plikami), do momentu, w którym paczka wyjeżdża z naszej drukarni, może minąć nawet 6 dni roboczych.
Dlaczego nie 2, jak w spokojniejszych miesiącach? Bo czerwiec to dla nas tsunami - wszystkie szkoły i przedszkola w Polsce kończą rok z reguły w tym samym tygodniu, a Ty nie jesteś jedynym fotografem, który chce zdążyć. Wolimy uczciwie powiedzieć „do 6 dni" i często zaskoczyć Cię szybszą realizacją, niż obiecać 3 i Cię zawieść.
Do tych 6 dni doliczasz 1–3 dni robocze na kuriera. 99% paczek dociera następnego dnia po wysyłce, ale planuj tak, jakby Twoja była w tym 1% — bo akurat wtedy, kiedy Ci najbardziej zależy, prawo Murphy'ego działa bezbłędnie.
Zanim klikniesz „zamów", zrób jedną rzecz: sprawdź dokładną datę zakończenia roku szkolnego w placówce, do której masz dostarczyć zdjęcia. Nie zakładaj. Niektóre szkoły kończą oficjalnie w piątek, ale rozdają świadectwa już w czwartek. Niektóre przedszkola mają „dzień rodzinny" tydzień wcześniej. Zadzwoń, zapytaj dyrektora lub osobę pracującą w sekretariacie - to 3 minuty rozmowy, które oszczędzą Ci tygodnia stresu.
Mając tę datę, licz wstecz:
Brzmi jak dużo? Rozłóż to w kalendarzu - okaże się, że jeśli rok kończy się w ostatni piątek czerwca, Twój idealny termin zamówienia to drugi tydzień miesiąca. Najpóźniejszy, ale jeszcze rozsądny - środa-czwartek tydzień przed końcem roku. Wszystko, co później, to czerwona strefa, w której rodzi się najwięcej pomyłek - zarówno Twoich, jak i czasami naszych.
Wyobraź sobie czerwiec jako kalendarz w trzech kolorach:
Zielona strefa (idealny termin). Składasz zamówienie z minimum 10-12 dniami roboczymi przed końcem roku. Masz luz. Jeśli coś pójdzie nie tak - zauważysz literówkę w imieniu dziecka, kurier zgubi paczkę, nasz operator zauważy problem z plikiem - masz czas to naprawić bez paniki. Wybieraj tę strefę zawsze, kiedy się da.
Żółta strefa (się wyrobisz, ale z małym buforem). Składasz zamówienie 7-9 dni roboczych przed deadlinem. Wszystko zadziała, jeśli wszystko zadziała. Ale jeśli kurier się spóźni jeden dzień albo Ty zobaczysz coś do poprawy — robi się ciasno.
Czerwona strefa (ostatni dzwonek). Zamawiasz później niż 7 dni roboczych przed końcem roku. Tu może być stres. Albo zdążysz w ostatniej chwili, albo paczka dotrze dzień po zakończeniu roku i rodzice odbiorą zdjęcia we wrześniu. Czasem to OK - czasem to katastrofa wizerunkowa, którą trudno odrobić.
Nie podawaj rodzicom terminu odbioru w dniu dostawy paczki. Serio. Nie umawiaj się z rodzicami na „odbiór w piątek o 15:00", jeśli paczka ma dotrzeć w piątek rano. Kurier może się spóźnić, paczka może być w innym oddziale, możesz dostać telefon „przyjedziemy za 30 minut, czy ktoś będzie?". Dodaj sobie minimum jeden dzień roboczy między dostawą a wydaniem rodzicom.
Nie pomijaj sprawdzenia paczki. Kiedy odbierzesz przesyłkę, zarezerwuj sobie 30–60 minut na rozpakowanie i przejrzenie wszystkiego. Czy są wszystkie odbitki? Czy żadna się nie pomieszała z innym zamówieniem? Czy jakość Cię satysfakcjonuje? Jeśli coś jest nie tak - masz wtedy ten 1 dzień buforu, żeby napisać do nas i ustalić, co dalej.
Nie zakładaj, że „następnym razem zdążę". Następnego razu nie będzie. Czerwiec dzieje się raz w roku i nie wybacza. Lepiej zamów odbitki we wtorek drugiego tygodnia miesiąca, niż w czwartek trzeciego.
Część stresu da się wyciąć jeszcze przed sezonem. Oto co zrób na początku czerwca, niezależnie od tego, kiedy planujesz wysyłkę:
Zbierz od dyrektorów szkół i przedszkoli dokładne daty zakończenia roku i wpisz je do kalendarza z 14-dniowym przypomnieniem wstecz. Przygotuj pliki w odpowiednich formatach - jeśli nasz system wymaga konkretnego DPI, formatu albo nazewnictwa, zrób to z głową raz, a nie w panice 24 godziny przed deadlinem.
Sprawdź, czy masz poprawne dane do wysyłki, jeśli paczka ma trafić bezpośrednio do placówki - zamówienie nie ruszy, dopóki to nie jest zamknięte.
I jeszcze jedno - jeśli pracujesz z kilkoma placówkami, rozłóż zamówienia w czasie. Nie wszystko musi pójść tego samego dnia. Złóż w poniedziałek, środę, piątek - łatwiej obsłużysz reklamacje czy korekty, niż jak wszystko leci hurtem.
Sprawdź datę zakończenia roku w placówce, odejmij 10–12 dni roboczych, zamów odbitki w tym terminie - i kup sobie spokojną głowę za cenę jednego wieczoru ogarniania.
Jeśli coś jest niejasne albo masz nietypową sytuację (kilka placówek, specjalne formaty, większe zamówienie) — napisz do nas wcześniej. Lepiej zapytać tydzień przed niż dzień po.
Powodzenia w sezonie. Trzymamy kciuki, żeby wszystkie paczki dotarły na czas.
Dla ułatwienia wrzucamy Ci grafikę obrazującą miesiąc czerwiec. Jeśli data zakończenia roku w Twojej placówce jest inna, niż 26.06 - przesuń sobie daty odpowiednio do potrzeb!!!